KİŞİSEL VERİ SAKLAMA ve İMHA POLİTİKASI

ULUSOY KARADENİZ NAKLİYAT VE TİCARET ANONİM ŞİRKETİ    

KVKK KİŞİSEL VERİ SAKLAMA ve İMHA POLİTİKASI

İçindekiler

1. GİRİŞ

1.1 Amaç

1.2 Kapsam

1.3 Kısaltmalar ve Tanımlar

2. SORUMLULUK VE GÖREV DAĞILIMLARI

3. KAYIT ORTAMLARI

4. SAKLAMA VE İMHAYA İLİŞKİN AÇIKLAMALAR

4.1 Saklamayı Gerektiren Hukuki Sebepler

4.2 Saklamayı Gerektiren İşleme Amaçları

4.3 İmhayı Gerektiren Sebepler

5. TEKNİK VE İDARİ TEDBİRLER

5.1 İdari Tedbirler

5.2 Teknik Tedbirler

6. KİŞİSEL VERİLERİ İMHA TEKNİKLERİ

6.1 Kişisel Verilerin Silinmesi

6.2 Kişisel Verilerin Yok Edilmesi

6.3 Kişisel Verilerin Anonim Hale Getirilmesi

7. SAKLAMA VE İMHA SÜRELERİ

8. POLİTİKA’NIN YAYINLANMASI, SAKLANMASI ve GÜNCELLENMESİ

 

1.GİRİŞ

1.1 Amaç

 

Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikası (Politika”), ULUSOY KARADENİZ NAKLİYAT VE TİCARET ANONİM ŞİRKETİ (Şirket”) tarafından gerçekleştirilmekte olan saklama ve imha faaliyetlerine ilişkin iş ve işlemler konusunda usul ve esasları belirlemek amacıyla hazırlanmıştır. Ayrıca bu Politikanın amacı, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Hakkında Kanun’a (Kanun) dayalı olarak çıkarılmış bulunan ve 30224 sayılı ve 28.10.2017 tarihli Resmi Gazete’de yayımlanan Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik’in (Yönetmelik) 5. ve 6. maddeleri gereğince; kişisel verilerin saklanması ve imhasına ilişkin yükümlülüklerin ve Yönetmelik’te belirtilen sair yükümlülüklerin yerine getirilmesi için uygulanacak kuralları belirlemektir.

 

Şirket çalışanları, çalışan yakınları, çalışan adayları, eğitmen, müşterilerimiz, potansiyel müşterilerimiz, hizmet sağlayıcıları, ziyaretçilere ("İlgili Kişi")ait kişisel verilerin T.C. Anayasası, uluslararası sözleşmeler, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (Kanun”) ve diğer ilgili mevzuata uygun olarak işlenmesini ve ilgili kişilerin haklarını etkin bir şekilde kullanmasının sağlanmasını öncelik olarak belirlemiştir.

 

Kişisel verilerin saklanması ve imhasına ilişkin işlemler, Şirket tarafından bu doğrultuda hazırlanmış olan bupolitikaya uygun olarak gerçekleştirilir.

 

 1.2 Kapsam

 

İlgili kişilere ait kişisel veriler bu Politika kapsamında olup Şirketin sahip olduğu ya da Şirket tarafından yönetilen kişisel verilerin işlendiği tüm kayıt ortamları ve kişisel veri işlenmesine yönelik faaliyetlerde bu Politika uygulanır.

 

1.3 Kısaltmalar ve Tanımlar

 

Şirket : ULUSOY KARADENİZ NAKLİYAT VE TİCARET ANONİM ŞİRKETİ                     

 

Politika :Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikası

 

VERBİS : Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi


Kanun : 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu

 

Kişisel Veri : Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi.

 

Özel Nitelikli Kişisel Veri : Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı,

dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri.

 

Veri Sorumlusu : Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasında ve yönetilmesinden sorumlu gerçek veya tüzel kişi.

 

İmha : Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi.

 

Kayıt Ortamı : Tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin bulunduğu her türlü ortam.

 

Kurul : Kişisel Verileri Koruma Kurulu.

 

Veri Kayıt Sistemi : kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemini ifade eder.


Kişisel Veri İşleme Envanteri:Veri sorumlularının iş süreçlerine bağlı olarak gerçekleştirmekte oldukları kişisel verileri işleme faaliyetlerini; kişisel verileri işleme amaçları, veri kategorisi, aktarılan alıcı grubu ve veri konusu kişi grubuyla ilişkilendirerek oluşturdukları ve kişisel verilerin işlendikleri amaçlar için gerekli olan azami süreyi, yabancı ülkelere aktarımı öngörülen kişisel verileri ve veri güvenliğine ilişkin alınan tedbirleri açıklayarak detaylandırdıkları envanteri,

 

İlgili Kişi : Kişisel verisi işlenen gerçek kişiyi,

 

Veri İşleyen : Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişiyi,

 

Periyodik imha:Kanunda yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda kişisel verileri saklama ve imha politikasında belirtilen ve tekrar eden aralıklarla resen gerçekleştirilecek silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemini,

 

Açık Rıza :Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rızayı

 

İfade eder.

 

 

2.SORUMLULUK VE GÖREV DAĞILIMLARI

 

Şirketin tüm çalışanları, Politika kapsamındakişisel veri işlenen tüm ortamlarda veri güvenliğini sağlamaya yönelik teknik ve idari tedbirlerin alınması konularında sorumlu ekiplere destek verir.

 

Kişisel verilerin saklama ve imha süreçlerinde görev alanların unvanları, birimleri ve görev tanımlarına ait dağılım Tablo 1de verilmiştir.

 

Tablo 1: Kişisel veri saklama ve imha süreçleri görev dağılımı

UNVAN

BİRİM

GÖREV

Genel Müdür

Şirket yönetimi

  • Çalışanların politikaya uygun hareket etmesinden sorumludur.

İnsan Kaynakları Sorumlusu

İnsan Kaynakları

  • Politikanın hazırlanması, takibi, vegüncellenmesindensorumlu
  • Fiziksel ortamda yer alan kişisel verilerin imha sürecinin yönetimi

Bilgi Teknolojileri

Bilgi Teknolojileri

  • Politikanın uygulanmasında ihtiyaç duyulan teknik tedbirlerinalınmasından sorumludur.
  • Elektronik ortamda yer alan kişisel verilerin imha sürecinin yönetimi

İnsan Kaynakları Ekibi,

Hukuk İşleri Ekibi,

Bilgi Teknolojileri Ekibi,

Diğer Birimler

  • Görevlerine uygun olarak Politikanın yürütülmesinden sorumludur.

 

 

Şirket bünyesinde işbu politika ve ISO 27001 Bilgi Güvenliği Yönetim Sistemi ile ilişkili diğer politikaları, prosedürleri ve formlarını yönetmek üzere, şirket üst yönetiminin kararı gereğince “Bilgi Güvenliği Komitesi” oluşturulmuştur. Bu komitenin görevleri ISO 27001 Bilgi Güvenliği Yönetim Sistemi içerisinde tanımlanmıştır.

 

3.KAYIT ORTAMLARI

 

İlgili kişilere ait kişisel veriler, Şirket tarafından aşağıdaki tabloda listelenen ortamlardaKVKK hükümleri, ilgili mevzuatlar ve uluslararası veri güvenliği hususları dikkate alınarak güvenli bir şekilde saklanmaktadır.

Tablo 2: Kişisel veri saklama ortamları

Elektronik Ortamlar

Fiziksel Ortamlar

  • Sunucular
    • Etki alanı,
    • Yedekleme sistemi,
    • E-posta sistemi,
    • Veritabanı,
    • Web uygulaması,
    • Dosya paylaşım
  • Yazılımlar
    • Muhasebe yazılımları,
    • ERP Yazılımı
  • Bilgi güvenliği Sistemleri
    • Güvenlik duvarı,
    • Saldırı tespit ve engelleme,
    • antivirüs
  • Kişisel bilgisayarlar
    • Masaüstü,
    • Dizüstü,
  • Mobil cihazlar
    • Telefon,
    • Tablet,
  • Optik diskler
    • CD, DVD 
  • Çıkartılabilir bellekler
    • USB bellek,
    • Harici Disk
  • Yazıcı, tarayıcı, fotokopi makinesi
  • Birim Dolapları
  • Manuel veri kayıt sistemleri (anket formları, ziyaretçi giriş defteri)
  • Yazılı, basılı, görsel ortamlar
  • Arşiv

 

 

 

4.SAKLAMA VE İMHAYA İLİŞKİN AÇIKLAMALAR

 

Şirket tarafından; ilgili kişilere ait kişisel veriler kanuna uygun olarak saklanır ve imha edilir. Bu kapsamda saklama ve imhaya ilişkin detaylı açıklamalara aşağıda yer verilmiştir.

 

Kanunun 3 üncü maddesinde kişisel verilerin işlenmesi kavramı tanımlanmış,

Kanunun 4 üncü maddesinde işlenen kişisel verinin;

  • Hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olma,
  • Doğru ve gerektiğinde güncel olma,
  • Belirli, açık ve meşru amaçlar için işlenme,
  • İşlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma,
  • İlgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilmesi ilkelerine uygun olması gerektiği belirtilmiştir.

 

Kanunun 5. ve 6. maddelerde ise kişisel verilerin işlenme şartları sayılmıştır.

 

Buna göre, Şirket faaliyetleri çerçevesinde işlenen kişisel veriler, KVKK ve diğer ilgili mevzuat hükümlerine göre uygun süre kadar saklanır.

 

4.1 Saklamayı Gerektiren Hukuki Sebepler

 

İlgili kişilere ait kişisel verileri saklamayı gerektiren sebepler;

  • Ticari faaliyetlerin sürdürülebilmesi,
  • Hukuki yükümlülüklerin yerine getirilebilmesi,
  • Çalışan haklarının ve yan haklarının planlanması ve ifası ile
  • Müşteri ilişkilerinin yönetilebilmesi amacıyla
  • Kişisel verilerin sözleşmelerin kurulması ve ifası ile doğrudan doğruya ilgili olması nedeniyle saklanması,
  • Kişisel verilerin kişilerin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla Şirket’in meşru menfaatleri için saklanmasının zorunlu olması,
  • Kişisel verilerin bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması amacıyla saklanması,
  • Mevzuatta kişisel verilerin saklanmasının açıkça öngörülmesi,
  • İlgili kişilerin açık rızasının alınmasını gerektiren saklama faaliyetleri açısından ilgili kişilerin açık rızasının bulunması

 

fiziki veya elektronik ortamlarda güvenli bir biçimde KVKK ve diğer ilgili mevzuatlarda belirtilen sınırlar çerçevesinde saklama süreleri kadar saklanmaktadır.

4.2 Saklamayı Gerektiren İşleme Amaçları

Şirket, faaliyetleri çerçevesinde işlemekte olduğu kişisel verileri aşağıdaki amaçlar doğrultusunda saklar.

  • İnsan kaynakları süreçlerini yürütmek.
  • Kurumsal iletişimi sağlamak.
  • Kurum güvenliğini sağlamak,
  • İstatistiksel çalışmalar yapabilmek.
  • İmzalanan sözleşmeler ve protokoller neticesinde iş ve işlemleri ifa edebilmek.
  • VERBİS kapsamında, çalışanlar, veri sorumluları, irtibat kişileri, veri sorumlusu temsilcileri ve veri işleyenlerin tercih ve ihtiyaçlarını tespit etmek, verilen hizmetleri buna göre düzenlemek ve gerekmesi halinde güncellemek.
  • Yasal düzenlemelerin gerektirdiği veya zorunlu kıldığı şekilde, hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesini sağlamak.
  • Kurum ile iş ilişkisinde bulunan gerçek / tüzel kişilerle irtibat sağlamak.
  • Yasal raporlamalar yapmak.
  • Çağrı merkezi süreçlerini yönetmek.
  • İleride doğabilecek hukuki uyuşmazlıklarda delil olarak ispat yükümlülüğü

4.3 İmhayı Gerektiren Sebepler

Kişisel veriler;

  • Kişisel verilerin işlenmesine esas teşkil eden ilgili mevzuat hükümlerinin değiştirilmesi veya ilgası,
  • Kişisel verilerin işlenmesini veya saklanmasını gerektiren amacın ortadan kalkması,
  • Kişisel verileri işlemenin sadece açık rıza şartına istinaden gerçekleştiği hallerde, ilgili kişinin açık rızasını geri alması,
  • Kanunun 11 inci maddesi gereği ilgili kişinin hakları çerçevesinde kişisel verilerinin silinmesi ve yok edilmesine ilişkin yaptığı başvurunun veri sorumlusu tarafından kabul edilmesi,
  • Verim sorumlusunu, ilgili kişi tarafından kişisel verilerinin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi talebi ile kendisine yapılan başvuruyu reddetmesi, verdiği cevabı yetersiz bulması veya Kanunda öngörülen süre içinde cevap vermemesi hallerinde; Kurula şikâyette bulunması ve bu talebin Kurul tarafından uygun bulunması,
  • Kişisel verilerin saklanmasını gerektiren azami sürenin geçmiş olması ve kişisel verileri daha uzun süre saklamayı haklı kılacak herhangi bir şartın mevcut olmaması,

durumlarında, veri sorumlusu tarafından ilgili kişinin talebi üzerine silinir, yok edilir ya da resen silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.

 

 

 

 

5.TEKNİK VE İDARİ TEDBİRLER

 

Kişisel verilerin güvenli bir şekilde saklanması, hukuka aykırı olarak işlenmesi ve erişilmesinin önlenmesi ile kişisel verilerin hukuka uygun olarak imha edilmesi için KVKK’nın 12. maddesindeki ilkeler çerçevesinde,Şirket tarafından teknik ve idari tedbirler alınır.

 

5.1 İdari Tedbirler

Şirket tarafından alınan idari tedbirler:

  • Veri güvenliğine ilişkin çalışanların iş sözleşmelerine gizlilik maddeleri eklenmiştir.
  • Güvenlik politika ve prosedürlerine uymayan çalışanlara yönelik uygulanacak IK disiplin prosedürü hazırlanmıştır.
  • Kişisel veri işlemeye başlamadan önce Şirket tarafından, ilgili kişileri aydınlatma yükümlülüğü yerine getirilmektedir.
  • Kişisel veri işleme envanteri hazırlanmıştır.
  • Kurum içi periyodik denetimler yapılır. Denetimler sonucunda ortaya çıkan gizlilik ve güvenlik zafiyetleri giderilir.
  • Çalışanlara KVKK ile ilgili hususlarında içeren bilgi güvenliği eğitimleri verilmektedir.
  • Saklanan kişisel verilere Şirket içi erişimi iş tanımı gereği erişmesi gerekli personel ile sınırlandırır. Erişimin sınırlandırılmasında verinin özel nitelikli olup olmadığı ve önem derecesi de dikkate alınır.

5.2 Teknik Tedbirler

Şirket tarafından alınan teknik tedbirler:

  • Sızma (Penetrasyon) testleri ile bilişim sistemlerine yönelik risk, tehdit ve zafiyetler ortaya çıkarılarak gerekli önlemler alınmaktadır.
  • Bilgi güvenliği olay yönetimi ile gerçek zamanlı yapılan analizler sonucunda bilişim sistemlerinin sürekliliğini etkileyecek riskler ve tehditler sürekli olarak izlenmektedir.
  • Bilişim sistemlerine erişim ve kullanıcıların yetkilendirilmesi, erişim ve yetki matrisi ile kurumsal aktif dizin üzerinden güvenlik politikaları aracılığı ile yapılmaktadır.
  • Kurumun bilişim sistemleri teçhizatı, yazılım ve verilerin fiziksel güvenliği için gerekli önlemler alınmaktadır.
  • Çevresel tehditlere karşı bilişim sistemleri güvenliğinin sağlanması için, donanımsal (sistem odasına sadece yetkili personelin girişini sağlayan erişim kontrol sistemi, 7/24 çalışan izleme sistemi, yerel alan ağını oluşturan kenar anahtarların fiziksel güvenliğinin sağlanması, yangın söndürme sistemi, iklimlendirme sistemi vb.) ve yazılımsal (güvenlik duvarları, atak önleme sistemleri, ağ erişim kontrolü, zararlı yazılımları engelleyen sistemler vb.) önlemler alınmaktadır.
  • Kurum içerisinde erişim prosedürleri oluşturularak kişisel verilere erişim ile ilgili raporlama ve analiz çalışmaları yapılmaktadır.
  • Kişisel verilerin bulunduğu saklama alanlarına erişimler kayıt altına alınarak uygunsuz erişimler veya erişim denemeleri kontrol altında tutulmaktadır.
  • Kişisel verilerin hukuka aykırı olarak başkaları tarafından elde edilmesi halinde bu durumu ilgili kişiye ve Kurula bildirmek için Kurum tarafından buna uygun bir sistem ve altyapı oluşturulmuştur.
  • Güvenlik açıkları takip edilerek uygun güvenlik yamaları yüklenmekte ve bilgi sistemleri güncel halde tutulmaktadır.
  • Kişisel verilerin işlendiği elektronik ortamlarda güçlü parolalar kullanılmaktadır.
  • Kişisel verilerin işlendiği elektronik ortamlarda güvenli kayıt tutma (loglama) sistemleri kullanılmaktadır.
  • Kişisel verilerin güvenli olarak saklanmasını sağlayan veri yedekleme programları kullanılmaktadır.
  • Elektronik olan veya olmayan ortamlarda saklanan kişisel verilere erişim, erişim prensiplerine göre sınırlandırılmaktadır.
  • Kurum internet sayfasına erişimde güvenli protokol (HTTPS) kullanılarak şifrelenmektedir.

 

6.KİŞİSEL VERİLERİ İMHA TEKNİKLERİ

 

Kişisel veriler ilgili mevzuatta öngörülen süre ya da işlendikleri amaç için gerekli olan saklama süresinin sonunda, Şirket tarafından resen veya ilgili kişinin başvurusu üzerine yine ilgili mevzuat hükümlerine uygun olarak aşağıda belirtilen tekniklerle imha edilir.

6.1 Kişisel Verilerin Silinmesi

 

Kişisel veriler Tablo-3te verilen yöntemlerle silinir.

 

Tablo 3: Kişisel Verilerin Silinmesi

Veri Kayıt Ortamı

Açıklama

Sunucularda Yer Alan Kişisel Veriler

  • Sunucularda yer alan kişisel veriler saklanmasını gerektiren süre sona erenler için;
  • Sistem yöneticisi tarafından dosya veya dosyanın bulunduğu dizin üzerinde ilgili kullanıcıların erişim yetkisi kaldırılarak silme işlemi yapılır.

Veri tabanlarında Yer Alan Kişisel Veriler

  • Veri tabanlarında yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler, veritabanı yöneticisi hariç diğer çalışanlar (ilgili kullanıcılar) için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilir.
  • Veri tabanlarında ilgili satırların veri tabanı komutları ile silinmesi

Fiziksel Ortamda Yer Alan Kişisel Veriler

  • Fiziksel ortamda tutulan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler için;
  • Evrak arşivinden sorumlu birim yöneticisi hariç diğer çalışanlar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilir. Ayrıca, üzeri okunamayacak şekilde çizilerek/boyanarak/silinerek karartma işlemi de uygulanır.

Taşınabilir Medyada

Bulunan Kişisel Veriler

  • Flash tabanlı saklama ortamlarında tutulan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler
  • Sistem yöneticisi tarafından flash ortamında bulunan verilerin uygun yazılımlar kullanılarak silinmesi

Bulut Sisteminde Bulunan Kişisel Verileri

  • Bulut sisteminde bulunan kişisel verilerin saklanmasını gerektiren süre sona erenler için
  • Bulut sisteminde ilgili verilerin silme komutu verilerek silinmesi

 

 

 

6.2 Kişisel Verilerin Yok Edilmesi

 

Kişisel veriler, Şirket tarafından Tablo-4te verilen yöntemlerle yok edilir.

 

Tablo 4: Kişisel Verilerin Yok Edilmesi

Veri Kayıt Ortamı

Açıklama

Fiziksel Ortamda Yer Alan

Kişisel Veriler

  • Kâğıt ortamında yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler için, kâğıt öğütücücihazlarda geri döndürülemeyecek şekilde yok edilir.

Optik / Manyetik Medyada

Yer Alan Kişisel Veriler

  • Optik medya ve manyetik medyada yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenlerin eritilmesi, yakılması veya toz haline getirilmesi gibi fiziksel olarak yok edilmesi işlemi uygulanır. Ayrıca, manyetik medya özel bir cihazdan geçirilerek yüksek değerde manyetik alana maruz bırakılması suretiyle üzerindeki veriler okunamaz hale getirilir.  

 

 

6.3 Kişisel Verilerin Anonim Hale Getirilmesi

 

Kişisel verilerin anonim hale getirilmesi, kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilse dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi işlemidir.

Kişisel verilerin anonim hale getirilmiş olması için; kişisel verilerin, veri sorumlusu veya üçüncü kişiler tarafından geri döndürülmesi ve/veya verilerin başka verilerle eşleştirilmesi gibi kayıt ortamı ve ilgili faaliyet alanı açısından uygun tekniklerin kullanılması yoluyla dahi kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemez hale getirilmesi gerekir.

KVKKnın 28. maddesi uyarınca, kişisel verilerin resmi istatistik ile anonim hâle getirilmek suretiyle araştırma, planlama ve istatistik gibi amaçlarla işlenmesi durumunda bu durum Kanun kapsamı dışında kalacak ve açık rıza temini gerekmeyecektir.

 

 7. SAKLAMA VE İMHA SÜRELERİ

Şirket tarafından, faaliyetleri kapsamında işlenmekte olan kişisel verilerle ilgili olarak;

  • Süreçlere bağlı olarak gerçekleştirilen faaliyetler kapsamındaki tüm kişisel verilerle ilgili kişisel veri bazında saklama süreleri Kişisel Veri İşleme Envanterinde;
  • Veri kategorileri bazında saklama süreleri VERBİSe kayıtta;

yer alır.

 

Saklama ve imha sürelerinin tespitinde aşağıda sırasıyla belirtilen ölçütlerden yararlanılmaktadır:

  • Mevzuatta söz konusu kişisel verinin saklanmasına ilişkin olarak bir süre öngörülmüş ise bu süreye riayet edilir.
  • Söz konusu kişisel verinin saklanmasına ilişkin olarak mevzuatta öngörülen sürenin sona ermesi veya ilgili mevzuatta söz konusu verinin saklanmasına ilişkin olarak herhangi bir süre öngörülmemiş olması durumunda sırasıyla;
    • Kişisel veriler, KVKK’nın 6. maddesinde yer alan tanımlama baz alınarak, kişisel veriler ve özel nitelikli kişisel veriler olarak sınıflandırmaya tabi tutulur. Özel nitelikte olduğu tespit edilen tüm kişisel veriler imha edilir. Söz konusu verilerin imhasında uygulanacak yöntem verinin niteliği ve saklanmasının Şirketin nezdindeki önem derecesine göre belirlenir.
    • Verinin saklanmasının KVKK’nın 4. maddesinde belirtilen ilkelere uygunluğu örneğin; verinin saklanmasında Şirket’in meşru bir amacının olup olmadığı sorgulanır. Saklanmasının KVKK’nın 4. maddesinde yer alan ilkelere aykırılık teşkil edebileceği tespit edilen veriler silinir, yok edilir ya da anonim hale getirilir.
    • Verinin saklanmasının KVKK’nın 5. ve 6. maddelerinde öngörülmüş olan istisnalardan hangisi/hangileri kapsamında değerlendirilebileceği tespit edilir. Tespit edilen istisnalar çerçevesinde verilerin saklanması gereken makul süreler tespit edilir. Söz konusu sürelerin sona ermesi halinde veriler silinir, yok edilir ya da anonim hale getirilir.
    • Saklama süreleri sona eren kişisel veriler için re’sen silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemi Bilgi Teknolojileri Müdürü tarafından yerine getirilir.
    • Yönetmeliğin 11 inci maddesi gereğince Şirket, periyodik imha süresini 6 ay olarak belirlemiştir. Buna göre, Kurumda her yıl Haziran ve Aralık aylarında periyodik imha işlemi gerçekleştirilir.

 

Süreç

Saklama Süresi

İmha Süresi

Kurumsal İletişim Faaliyetlerinin

Planlanması ve İcrası

İş ilişkisinin sona ermesine müteakip 10 yıl

 Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün içerisinde

Sözleşmelerin hazırlanması

Sözleşmenin sona ermesini

takiben 10 yıl

Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün içerisinde

Personel ile ilgili mahkeme/icra bilgi taleplerinin cevaplanması

İş ilişkisinin sona ermesine müteakip 10 yıl

Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün içerisinde

İş sağlığı ve güvenliği uygulamaları

İş ilişkisinin sona ermesine müteakip 10 yıl

Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün içerisinde

İnsan Kaynakları Süreçlerinin Yürütülmesi

Faaliyetin sona ermesini takiben 10 yıl

Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün içerisinde

Log Kayıt Takip Sistemleri

Hukuki ilişki süresince

Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün içerisinde

Donanım ve Yazılıma Erişim Süreçlerinin Yürütülmesi

Hukuki ilişki süresince

Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün içerisinde

Kamera Kayıtları

1ay

Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün içerisinde

 

Şirket’in ilgili kişisel veriyi kullanma amacı sona ermedi ise, ilgili mevzuat gereği ilgili kişisel veri için öngörülen saklama süresi tabloda yer alan sürelerden fazla ise veya ilgili konuya ilişkin dava zamanaşımı süresi kişisel yerinin tabloda yer alan sürelerden fazla saklanmasını gerektiriyorsa, yukarıdaki tabloda yer alan süreler uygulanmayabilecektir. Bu halde kullanım amacı, özel mevzuat veya dava zamanaşımı süresinden hangisi daha sonra sona eriyor ise, o süre uygulama alanı bulacaktır.

8. POLİTİKANIN YAYINLANMASI, SAKLANMASI ve GÜNCELLENMESİ

 

Şirket işbu politika ile ortaya koymuş olduğu esasların şirket içerisinde uygulanmasını temin etmektedir. Kişisel verilerin korunması konusunda ortaya konulan işbu politika ile şirketin ISO 27001 Bilgi Güvenliği Yönetim Sistemi alanında yürüttüğü temel politikalar, prosedürler ve formaları ile de bağı kurularak, şirketin benzer amaçlarla farklı politika esaslarıyla işlettiği süreçler arasında uyumluluk da sağlanmaktadır.

Politika, ıslak imzalı (basılı kâğıt) ve elektronik ortamda olmak üzere iki farklı ortamda saklanır. Basılı kâğıt nüshası da İnsan Kaynakları Müdürlüğü dosyasında tutulur.

Politika, ihtiyaç duyulduğunda veya en az yılda bir defa gözden geçirilir ve gerekli olan bölümler güncellenir.

Şirket tarafından hazırlanan işbu Politika 23.07.2020 tarihinde yürürlüğe girmiştir. Politikada değişiklik olması durumunda, Politikanın yürürlük tarihi ve ilgili maddeler bu doğrultuda güncellenecektir.

 

İşbu Politika’da yapılan değişiklikler aşağıdaki tabloda yer almaktadır.

 

Güncelleme Tarihi

Değişikliklerin Kapsamı